4 D Modellen
Hvis du skal designe en proces, så overvej, om 4D model er en mulighed for dig.
Når vi designer processer for vores kunder i Karlshøj & Co, så anvender vi 80 ud af 100 gange denne model til at bygge hele dagen, konferencen eller processen op omkring. Den er meget anvendelig.
4D modellen giver rammen for at tale om:
- Gode erfaringer
- Nye ideer og muligheder
- Strukturering af ideer og muligheder
- Hvem gør hvad mest hensigtsmæssigt
Sådan kan du bygge en 4D proces op
Præfasen kalder vi “Define”. den er ikke en del af den oprindelige 4D model, men uundværlig, da du her definerer det emne som du gerne vil udvikle på.
I første fase taler grupper om de gode erfaringer, de allerede har nu. Hvad har virket godt tidligere? De samler de bedste erfaringer og vidensdeler med hinanden.
I anden fase undersøges nye ideer og muligheder. Vi inddrager de bedste erfaringer, som er valgt ud i første fase.
I tredje fase strukturerer I ideerne. Det gør du fx ved at liste dem op og tale om for og imod. Nu kigger vi kun fremad, og inddrager ikke “alt det der ikke virkede i gamle dage”.
I fjerde og sidste fase handler det om at omsætte de gode ideer til konkrete handlinger. Du laver konkrete aftaler om, “hvem gør hvad”. Der bliver sat navn på tovholder, tid og sted.
Ved at bruge 4D modellen til procesfacilitering, kan man skabe en tryg og genkendelig ramme for deltagerne. De ved nøjagtig, hvad vi skal igennem på dagen, og de kan læne sig tilbage og lade sig føre gennem en sikker proces.
4D modellen er en designmodel for procesdesign
En model kan hjælpe med at skabe struktur. Når vi arbejder med mennesker og relationer, kan en proces hurtigt tage en drejning eller afspore i forhold til mål og formål, hvis vi ikke har en grundplan for, hvad vi vil med processen.
En af de mest anvendte procesmodeller er derfor 4D modellen. Den er simpel og let at arbejde med. Modellen har formet sig gennem flere forskellige teoretikere med udviklingen af Appreciative Inquiry. Modellen bruges i forbindelse med anerkendende processer, og har oprindelig til hensigt at skabe en god struktur for anerkendende, inddragende og reflekterende processer af blandt andet David Cooperrider.
De fire D ér står for :
- Discover At gå på opdagelse i det der allerede virker godt
- Dream At udvikle nye ideer og drømme om nye muligheder
- Design At strukturere og rammesætte ideer og muligheder
- Deliver At samle op, afprøve det nye og sætte i produktion
I nyere udgaver af modellen er tilført et ekstra D i starten af processen. Det står for Define, hvilket vil sige, at vi definerer opgaven tydeligt, inden vi går i gang. Vi tager Define med i vores designmodel.
Modellen er en cirkulær model, og du starter i toppen af cirklen, og bevæger dig nu i urets retning mod højre. Når vi arbejder ud fra en cirkulær tankegang, så handler det om at retænke processer hele tiden, så flowet tilpasses og optimeres i forhold til det, vi arbejder med lige nu. Du kan tage flere ture rundt i cirklen, hvis det giver mening for processen.
Sådan bruger du modellen:
Define:
Den første fase handler om at definere temaet, området eller udfordringen. Hvad er på spil, og hvad er det, vi gerne vil sætte spot på i denne proces. Det er altså en markør for at indkredse området. Lad os antage, at du skal udarbejde en proces for god trivsel i din afdeling. Så vil det være her, du beskriver emnet “god trivsel”, og hvad hensigten er med processen.
Discover:
Den næste fase handler om at gå på opdagelse i de erfaringer, der fungerer eller har fungeret rigtig godt. Hvordan så hverdagen ud sidste år, da alle var glade? Hvornår oplever vi god trivsel? Hvilke gode erfaringer kan vi tage med os i fremtiden? Se på det der virker.
Dream:
Drømmefasen bliver ofte sammenlignet med idéudvikling. Det er her, teamet kan komme med gode ideer til løsninger. Brug en tryllestav, lav en brainstorm, giv los på nye muligheder – lad alt stå åbent. Drømmefasen fungerer rigtig godt, hvis ideerne bygger videre på discover-fasen. Derved kan man forbedre det, der i forvejen fungerer godt. Dream kan også være “vi undrer os fasen”.
Design:
Nogle tænker måske på møbler eller tøj, når de hører ordet design. Oprindelig betyder design at skabe struktur og mangfoldiggøre produkter. Designfasen handler derfor om at skabe rammer for de gode ideer, og sætte det hele i system, så det bliver muligt at arbejde videre med dem. Skemaer, planer og prioriteringer hører til i denne fase. Skab struktur.
Deliver:
I den sidste fase gælder det om at få udført opgaven, at få leveret og eksekveret. Afprøv, om det nye I har udviklet holder. Virker det som det skal? Hvem gør hvad? Sæt processer i gang og prøv det af. Afslut denne fase med en vurdering af resultaterne. Virker det ikke efter hensigten, så tag en tur igennem hele hjulet igen for at forbedre og forfine processerne.
Stil nysgerrige spørgsmål i processen
4D modellen virker rigtig godt, hvis du som leder tør stille nysgerrige spørgsmål i hele processen. Jo bedre du kender de mennesker, du er sammen med, des mere præcise spørgsmål kan du stille. Hvis du ikke er typen, der kan opfinde gode spørgsmål i nuet, så forbered dig før processen starter, og skriv spørgsmål ned til hver fase. Udfordr dig selv ved at være nærværende, nysgerrig og neutral i processen.
Procesdesign og eksterne konsulenter
I Karlshøj & Co anvender vi 4D modellen til mange ting i konsulentarbejdet. Først og fremmest er det en god model til at få overblik over større processer og sætte rammen for, hvilke trin processen skal indeholde. Derudover bruger vi også modellen til møde- og indholdsstruktur.
Modellen kan altså bruges til såvel større og komplekse processer som mindre møder.
Facilitering af 4D modellen i praksis
Vil du prøve teorien af i praksis, så tag med på faciliteringskursus, hvor du hen over 3 dage bevæger dig igennem de 4 faser i 4D modellen – og får mange andre faciliteringsgreb til værktøjskassen.
